Pořádat kulturní nebo sportovní akci pro širokou veřejnost je nelehký úkol, který si žádá dostatečnou přípravu a důraz na dodržení všech pravidel a předpisů. V první řadě je základní povinností pořadatele, který chce svou událost pořádat na veřejném prostranství, dodržovat nařízení obce nebo kraje kde se akce koná. Také musí dodržet ohlašovací povinnost, kterou má každé město nebo obec jinak nastavenou, někde je třeba ohlásit akci deset pracovních dnů předem, jinde stačí pět, naopak v některých městech to může být až měsíc. S tím se také pojí poplatek za zábor veřejného prostranství, který také není pro obce jednotný. Pokud je na akci vybíráno vstupné, potom se k němu opět pojí oznamovací povinnost a poplatek ze vstupného. S akcemi, které mají končit po 22. hodině je to lehce složitější a je nejlepší zjistit přímo na obecním úřadě jaké je třeba splnit podmínky a žádat povolení.
Tím však zdaleka nezbytná byrokracie a zajištění všech formalit pořádání akce nekončí. Je nutné splnit hygienické předpisy, dodržet autorský zákon, a podle zákona o požární ochraně si musí pořadatel počínat tak aby nedošlo ke vzniku požáru a byla zajištěna požární bezpečnost. Když je řeč o bezpečnosti, to, zda si k akci přizvat bezpečnostní agenturu je většinou jen na rozhodnutí samotného pořadatele, k tomu není žádný zákon. Často o přizvání bezpečnostní agentury rozhodují ekonomické možnosti, avšak v posledních letech, kdy právě velká shromáždění lidí působí jako snadný cíl, je stále více třeba se o bezpečnost starat aktivně. Lidé se budou cítit lépe na akci, kde jsou v bezpečí. Často se také bezpečností kontroly vztahuj spíše na vnášení jídla a pití a tím ekonomickému prospěchu nebo na ochranu majetku pořadatele, spíše než samotných lidí. Bezpečnostní agentury však vždy dokážou bezpečně vyhodnotit míru rizika, zvolit vhodné strategie a zajistit, aby se každý na akci cítil bezpečně. A na takové akce se lidé rádi budou vracet i další rok.
