Ať už se chystáte organizovat jakoukoliv akci, hudební, kulturní nebo třeba sportovní, vždy existuje celá řada věcí, na které musíte myslet, naplánovat a zajistit je. Základem je samozřejmě vědět jaký typ akce chcete pořádat, za jakým účelem, jakou má mít atmosféru, kdo je cílová skupina a pro kolik má být lidí. Od toho se poté odvíjí vše ostatní. Výběr místa, zajištění sponzorů, pozvání hostů, line-up programu a další. Pokud jste v tomto nováčky a nechcete na nic zapomenout, pak je dobré vědět na co vše musíte myslet při zajišťování úplných základů.
Žádná akce se neobejde bez personálního zajištění. Je třeba mít člověka u prodeje lístků případně kontroly vstupenek, někoho, kdo bude pomáhat s přípravou místa, nošením aparatury, chystáním stolů a tak dál, bodyguardy a s tím spojené zajištění bezpečnosti na akci, moderátory, zdravotníka, hasiče i informovat polici a obecní úřad o pořádání akce. Dále musí být připravené samotné místo akce, pokud máte kulturní dům, sportoviště nebo jiný prostor pro takové akce určený máte vyhráno. Pokud pořádáte něco takzvaně na zelené louce, musíte myslet na mobilní oplocení, aby se na akci případně nedostali nezvaní hosté, na zajištění dostatku mobilních toalet a případně i mobilních umyvadel. I jenom samotný počet mobilních WC, které jsou třeba upravuje vyhláška a jejich umístění tak, aby byly snadno dostupné, ale zároveň nerušily, je potřeba promyslet.
Dále je třeba mít v pořádku všechny papíry, nájemní smlouvu, dohody s účinkujícími, daň městu, daň ze vstupenek nebo smlouvy se sponzory. Sehnání sponzorů je úplný základ, aby akce vůbec mohla vzniknout. S tím se pojí i reklama a dobrá propagace akce, aby zaujala správné publikum na správných místech. Hlavně nebuďte na vše sami, dohodněte si tým lidí, na které se můžete spolehnout a vše co můžete delegovat na někoho jiného, delegujte, jinak se v množství zařizování sami úplně ztratíte.
