Jste podnikatel a vysíláte své zaměstnance na pracovní cestu? Nebo jako zaměstnanec vyjíždíte na konferenci, vzdělávací akci nebo služební cestu? Pak budete nejspíš vyplňovat „cesťák“, tedy cestovní příkaz, což je dokument, který slouží jako podklad pro vyplacení náhrady za výdaje spojené s pracovní cestou. V dnešním článku si rozvedeme, co je to cestovní příkaz, jak ho vyplnit nebo jak se takový „cesťák“ počítá.
Co je to cestovní příkaz?
Cestovní příkaz je dokument, který zaměstnanec vyplňuje, pokud je vyslán na pracovní cestu. Na základě tohoto dokumentu má pak nárok na stravné a další cestovní náklady. Cestovní příkaz také slouží jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, což je důležité například kvůli řešení pracovních úrazů. Cestovní příkaz není zákonnou podmínkou pracovní cesty, a zaměstnavatel ho tak nemusí požadovat ani vyplňovat, i bez něj má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů, výdajů za ubytování a stravné.
Kdy a jak vyplnit cestovní příkaz?
Cestovní příkaz se vyplňuje ještě před uskutečněním pracovní cesty. Pracovní cestou rozumí zákoník práce vyslání zaměstnance mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jak je stanovené místo výkonu práce má zásadní vliv na nároky zaměstnance například na stravné – pokud je jako místo výkonu práce uvedena konkrétní adresa v Brně, pak se za pracovní cestu, včetně všech nákladů, považuje i konference v jiné brněnské městské části. Naopak pokud je jako místo výkonu práce stanovené celé Brno, pak zaměstnanec není na pracovní cestě, pokud jej neopustí. Ačkoliv tedy není cestovní příkaz povinností ze zákona, zaměstnavateli usnadní vyúčtování nákladů za pracovní cestu a zaměstnanci může být ku prospěchu v případě pojistných událostí.
Cestovní příkaz může být jak fyzický, tak v elektronické podobě. „Cesťák“ obvykle obsahuje:
- osobní údaje zaměstnance (jméno, příjmení a bydliště),
- počátek cesty (místo a hodina),
- cílové místo pracovní cesty,
- účel cesty,
- dopravní prostředek,
- datum a podpis zaměstnance vyslaného na pracovní cestu,
- případně dále vzdálenost v kilometrech,
- předpokládaný počet hodin strávených na pracovní cestě a
- výpočet stravného a kapesného za vedlejší výdaje podle platných sazeb.
Elektronický cestovní příkaz
V dnešní době je elektronický cestovní příkaz používán stále častěji, zaměstnanec jej vyplní typicky v účetním programu nebo v interním systému. Zaměstnanec v elektronickém příkazu vyplní požadované kolonky, především kdy, kam a za jakým účelem se chystá, a zaměstnavatel tuto cestu schválí. Vyplňování elektronického formuláře je uživatelsky přívětivé, intuitivní a vyhnete se zbytečnému papírování.
Fyzický cestovní příkaz
Zaměstnavatel má zpravidla vlastní formulář přizpůsobený svým potřebám, pokud ne, na internetu existuje nespočet šablon. Papírový cestovní příkaz se dá zakoupit také v kancelářských potřebách. Před začátkem pracovní cesty zaměstnanec vyplní na přední straně příkazu svoje osobní údaje, počátek cesty a cílové místo cesty, účel pracovní cesty, dopravní prostředek a případně další údaje vyžadované zaměstnavatelem. Po skončení pracovní cesty pak zaměstnanec vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. To znamená, že do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo, tedy čas odjezdu a příjezdu. K vyplněnému příkazu pak zaměstnanec dokládá také doklady za všechny výdaje spojené s pracovní cestou (ubytování, poplatky za parkování, účtenky z oběda, poplatek za školení a jízdenku, nebo pokud jel zaměstnanec vlastním autem, tak spotřebované palivo). Část příkazu označenou jako „Vyúčtování“ pak vyplňuje účetní na základě předložených podkladů.
Cestovní příkaz na tuzemskou versus zahraniční pracovní cestu
Cestovní příkaz se vyplňuje stejným způsobem jak pro pracovní cestu v tuzemsku, tak zahraniční. Podstatné je pouze vyznačení překročení hranic na zadní cestě cestovního příkazu, neboť čas strávený v zahraničí ovlivňuje výši stravného. Do doby, než zaměstnanec překročí hranice ČR má nárok na tuzemské stravné, jakmile překoná hranice jiného státu, má nárok na stravné podle sazby vyhlášené pro daný stát. Tak či tak je třeba odevzdat vyplněný cestovní příkaz do 10 dní po dni ukončení pracovní cesty zaměstnavateli. Ten má od předložení potřebných dokumentů 10 dní na vyúčtování a vyplacení náhrady za cestovní výdaje.